Διαδικασία πρόσληψης εργαζομένου – Δικαιολογητικά και υποχρεώσεις

Αφού εγκριθεί η πρόσληψη ενός εργαζομένου και δοθεί το πράσινο φως στο λογιστήριο για να προχωρήσει σε αυτήν, ο υπεύθυνος της μισθοδοσίας θα πρέπει να συμπληρώσει εις διπλούν το έντυπο της «Αναγγελίας Πρόσληψης». Την «Αναγγελία Πρόσληψης» την υπογράφει ο εργαζόμενος, πριν αυτή κατατεθεί στον ΟΑΕΔ και ταυτόχρονα ο εργαζόμενος καλείται να υπογράψει και στο βιβλίο Νεοπροσλαμβανομένου Προσωπικού που τηρείται στο λογιστήριο της επιχείρησης.

Ειδικό Βιβλίο Καταχώρησης Νεοπροσλαμβανομένου Προσωπικού
Το βιβλίο αυτό, που είναι θεωρημένο από το ΙΚΑ της περιοχής της έδρας της επιχείρησης, θα πρέπει να έχει τέτοια γραμμογράφηση που να επιτρέπει την καταχώρηση των στοιχείων του εργαζομένου. Στα εσωτερικά φύλλα καθέτως αλλά σε αντίστοιχες στήλες αναγράφονται ο αύξων αριθμός (Α/Α), το ονοματεπώνυμο του απασχολούμενου, το πατρώνυμο του, η ημερομηνία πρόσληψής του, ο αριθμός μητρώου του απασχολούμενου, η ειδικότητά του, ο μισθός ή το ημερομίσθιό του και η υπογραφή τόσο του εργαζόμενου, ο οποίος μόλις αναλαμβάνει εργασία υπογράφει στο βιβλίο αυτό, όσο και του εργοδότη, ή του νομίμου εκπροσώπου αν πρόκειται για νομικό πρόσωπο.
Προσοχή! Το βιβλίο νεοπροσλαμβανόμενου προσωπικού συμπληρώνεται κατά την προσέλευση του εργαζομένου στην επιχείρηση.
Σε περιπτώσεις μη τήρησης, ή ακόμη και μη ύπαρξης, του βιβλίου νεοπροσλαμβανομένου προσωπικού, η εγκύκλιος Ι.Κ.Α. 95/2004, άρθρο 3, ορίζει ότι: «το ύψος του προστίμου για κάθε ακαταχώριστο εργαζόμενο προσδιορίζεται με Υπουργική Απόφαση, μετά από πρόταση του ΔΣ του ΙΚΑ και δεν μπορεί να υπερβαίνει κατ άτομο το εικοσιπενταπλάσιο του τεκμαρτού ημερομισθίου της ανωτάτης ασφαλιστικής κλάσης όπως ισχύει κατά την ημερομηνία επιβολής του».

Πρόσληψη – Αναγγελία πρόσληψης
Μετά την πρόσληψη του εργαζόμενου συμπληρώνεται το έντυπο της «αναγγελίας πρόσληψης» το οποίο εντός οκτώ ημερών από την ημερομηνία της πρόσληψης, πρέπει να κατατεθεί στον ΟΑΕΔ εις διπλούν. Το ένα από τα αντίγραφα παραμένει στον ΟΑΕΔ, ενώ το άλλο επιστρέφεται στην επιχείρηση, αφού πρωτοκολληθεί. Στο έντυπο αναγγελίας πρόσληψης αναγράφονται όλες εκείνες οι πληροφορίες τόσο για την ταυτότητα του εργαζομένου (στοιχεία ταυτότητας, ΑΦΜ, κλπ.) όσο και οι λοιπές πληροφορίες (σπουδές, κλπ.) καθώς και η ειδικότητα με βάση την οποία προσλήφθηκε. Για τον υπολογισμό του οκταημέρου δεν λαμβάνεται υπόψη η ημέρα συμπλήρωσης του εντύπου. Ακόμη, στις περιπτώσεις εκείνες, που πρόκειται για νεοσύστατες επιχειρήσεις, η προθεσμία των οκτώ ημερών γίνεται τριάντα ημέρες, για τους τρεις πρώτους μήνες λειτουργίας της επιχείρησης.
Επίσης, σε περίπτωση που πρόκειται για πρόσληψη αλλοδαπού, θα πρέπει η αναγγελία να συνοδεύεται και από α) άδεια παραμονής και β) σχετική άδεια εργασίας. Αν βέβαια πρόκειται για εργαζόμενο που προέρχεται από χώρα – μέλος της ΕΕ, ισχύει ό,τι ισχύει και για την πρόσληψη ενός Έλληνα εργαζόμενου, δηλώνεται όμως σε ειδικό έντυπο στο αρμόδιο τμήμα του Σώματος Επιθεωρητών Εργασίας (ΣΕΠΕ).

Ύπαρξη ΑΜ ΙΚΑ εργαζόμενου
Η πρόσληψη μπορεί να γίνει και χωρίς την ύπαρξη αριθμού μητρώου ΙΚΑ εργαζομένου, αλλά θα πρέπει ο εργαζόμενος μόλις προσληφθεί, να ζητήσει από το ΙΚΑ της περιοχής του την έκδοση ΑΜ ΙΚΑ, προσκομίζοντας: α) αντίγραφο της πρόσληψής του, β) φωτοτυπία της ταυτότητάς του, γ) τον ΑΦΜ του και δ) αποδεικτικό της διεύθυνσης κατοικίας του (π.χ. λογ/μός ΔΕΗ ή ΟΤΕ). Μόλις ο εργαζόμενος λάβει ΑΜ ΙΚΑ, θα πρέπει να τον γνωστοποιήσει στον υπεύθυνο μισθοδοσίας της επιχείρησης που απασχολείται, προκειμένου να συμπληρωθεί και το σχετικό πεδίο στην Αναλυτική Περιοδική Δήλωση (ΑΠΔ).

Επιθεώρηση Εργασίας
Αφού κατατεθεί η πρόσληψη στον ΟΑΕΔ, ο εργοδότης οφείλει να υποβάλλει στην Επιθεώρηση Εργασίας Πίνακα Προσωπικού με τα στοιχεία του νέου εργαζομένου που προσλήφθηκε. Ο πίνακας αυτός θα πρέπει να υποβληθεί εντός ημερολογιακού δεκαπενθημέρου από την ημερομηνία της πρόσληψης, δηλαδή την ημερομηνία που αναγράφεται στο έντυπο αναγγελίας η πρόσληψη του εργαζομένου και όχι την ημερομηνία της κατάθεσης του εντύπου στον ΟΑΕΔ.

(Κων/νος Πλαγάκος, Οικονομολόγος)