Τι αλλάζει στην επιχείρηση με το Office 365

Η Microsoft υπέβαλλε πριν από μερικούς μόλις μήνες την πρότασή της για τη μετάβαση των επιχειρήσεων στο ακατανόητο «σύννεφο». Το ενδιαφέρον με το Office 365 είναι ότι η πρόταση αυτή αφορά και σε πολύ μικρές ή αναπτυσσόμενες νεοσύστατες επιχειρήσεις.

Λογισμικό όπως το νερό ή το ρεύμα

Σε αυτή την δύσκολη συγκυρία, στην οποία ίσως πολλοί σκέφτονται πως θα καταφέρουν να αποκτήσουν την απαιτούμενη υποδομή για να εξυπηρετήσουν τις ανάγκες λειτουργίας αλλά και συνεργασίας με το επιχειρηματικό περιβάλλον τους, η Microsoft παρέχει το λογισμικό με ένα νέο μοντέλο θεωρητικά τουλάχιστον φαίνεται να έχει κάποια σοβαρά πλεονεκτήματα: αυτό που αποκαλείται Software as a Service, δηλαδή λογισμικό υπό μορφή υπηρεσίας.

Χωρίς server

Το πρώτο και κυριότερο ίσως πλεονέκτημα είναι ότι εκείνοι που χρειάζονται περισσότερο την εξοικονόμηση κόστους (οι νεοσύστατες επιχειρήσεις, οι μικρές και οι ελεύθεροι επαγγελματίες), μπορούν να την επιτύχουν.

Κι αυτό καθώς απαλλάσσονται καταρχήν από την ανάγκη να επενδύσουν σε σχετικά ακριβά μηχανήματα που θα παίξουν το ρόλο του διακομιστή με όλα τα πρόσθετα κόστη, όπως αυτά της εγκατάστασης, της συντήρησης, της ανανέωσης του λογισμικού. Μάλιστα, το κόστος μειώνεται ακόμα περισσότερο με την πάροδο του χρόνου, αφού καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται δεν απαιτείται να συνεχίσει να επενδύει σε μηχανήματα (και φυσικά εσωτερική διαχείριση).
{{{ moto }}}
Πληρωμή για τη χρήση, με μηνιαία συνδρομή ανά χρήστη

Από την άλλη, το λογισμικό παραγωγικότητας και οι υπηρεσίες επικοινωνίας και συνεργασίας της Microsoft παρέχεται με συνδρομή (και μάλιστα κλιμακούμενη, που μειώνεται όσο αυξάνεται ο αριθμός των χρηστών) δηλαδή μπορεί να ξεκινά από τα 2 ευρώ και να φτάσει στα 27 ευρώ το μήνα ανά χρήστη. Ενδεικτικό είναι ότι οι ανεξάρτητοι επαγγελματίες και οι μικρές επιχειρήσεις έχουν τη δυνατότητα να «ανεβούν στο σύννεφο» και να λειτουργούν τα Office Web Apps, Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Lync Online και μία εξωτερική ιστοσελίδα σε λίγα λεπτά, με κόστος €5,25 ανά χρήστη το μήνα.

Ακόμα, το cloud computing καθιστά εφικτό το μοντέλο με το οποίο οι επιχειρήσεις πληρώνουν μόνο για ό,τι χρησιμοποιούν και για όσους χρήστες έχουν την εκάστοτε περίοδο. Ενδεικτικά αναφέρεται το παράδειγμα μιας ξενοδοχειακής επιχείρησης, η οποία προφανώς έχει υψηλότερες ανάγκες την περίοδο αιχμής (ενεργούς χρήστες, πελάτες, συνεργάτες), όταν την υπόλοιπη μπορεί και να υπολειτουργεί. Αυτό το μοντέλο πληρωμής σύμφωνα με τη χρήση, υιοθετεί η Microsoft με το Office 365.

Η επιχείρηση μαζί με το περιβάλλον της ασφαλισμένη στο Ίντερνετ

Το ενδιαφέρον είναι ότι η πρόταση αυτή που αφορά αναμφισβήτητα πασίγνωστες εφαρμογές (τουλάχιστον σε ότι αφορά στο MS Office) δημιουργεί μια νέα κουλτούρα εργασίας, από την οποία βρίσκει κανείς την χαμένη του παραγωγικότητα. Με όλα τα εργαλεία σε έναν ασφαλή τομέα στο Ίντερνετ (και αυτό είναι κάτι για το οποίο αναζητήσαμε απαντήσεις από τη Microsoft), δεν χρειάζεται πλέον να είναι κανείς στην έδρα του για να έχει πρόσβαση στα αρχεία του.

Αρχεία και προγράμματα online

Επιπλέον, όχι μόνο έχει πρόσβαση σε έγγραφα, παρουσιάσεις και e-mail, αλλά και σε βασικές λειτουργίες για την επεξεργασία τους ακόμα και από κοινόχρηστους υπολογιστές με πρόσβαση στο Ίντερνετ ή από κινητά τηλέφωνα, χωρίς απαραίτητα να πρόκειται για smartphone με Windows. Οι δυνατότητες αυτές μπορούν να μειώνουν τα λειτουργικά έξοδα της επιχείρησης, το κόστος ταξιδιών και μετακινήσεων. Μπορούν να βελτιώσουν η επικοινωνία των εργαζομένων με τους πελάτες και συνεργάτες της επιχείρησης.

Ασφάλεια, διαθεσιμότητα, υποστήριξη

H μετάβαση στο σύννεφο σημαίνει ότι ο διαχειριστής των συστημάτων πληροφορικής απαλλάσσεται από τη συντήρηση λογισμικού και διακομιστών, χωρίς ωστόσο να απαξιώνεται ο ρόλος του. Στο Office 365 συνεχίζει να υφίσταται Διαχειριστής, ο οποίος θα αναλάβει να στήσει την πλατφόρμα (δηλαδή, να ανοίξει το λογαριασμό της επιχείρησης, να δημιουργήσει έναν τομέα για την επικοινωνία των συνεργατών, να μεταφέρει τις επαφές, να αυξομειώσει τον αριθμό των χρηστών των διαφόρων υπηρεσιών και άλλα). Πάντως, η εταιρεία ανάπτυξης του λογισμικού είναι εκείνη που αναλαμβάνει πλέον να το ενημερώνει, να το εμπλουτίζει, να το συντηρεί και κυρίως, να είναι διαθέσιμο όλες τις ημέρες και όλες τις ώρες. Εκτός από την διαθεσιμότητα της υπηρεσίας 99,9%, η Microsoft υπόσχεται και υποστήριξη σε επιχειρήσεις που έχουν αποκτήσει το όλο το 24ωρο και όλο το χρόνο. Η έμφαση που αποδίδει η εταιρεία σε αυτούς τους τομείς αντικατοπτρίζεται και στην επωνυμία που επέλεξε για αυτήν: Office 365.

Σε ότι αφορά στην πρόσβαση στις τεχνολογίες ασφάλειας, την τεχνική υποστήριξη σε 24ωρη βάση όλο το χρόνο, αυτή αφορά σε επιχειρήσεις που αποκτούν το Microsoft Office Professional Plus (με επιλογή χρέωσης ανά μήνα ανά χρήστη), και έχουν στη διάθεσή τους τις cloud εκδόσεις των επιχειρηματικών υπηρεσιών επικοινωνίας και συνεργασίας.

Office μέσα, Office έξω

Τι γίνεται όμως με τις επενδύσεις που έχουν ήδη γίνει σε λογισμικό; Ανάμεσα στα πολλά διαφορετικά προγράμματα υπηρεσιών που μπορεί μια επιχείρηση να συνδυάσει, περιλαμβάνονται υβριδικές λύσεις. Με αυτές, εάν υπάρχει ήδη το Office στην επιχείρηση (έκδοση 2007 ή μεταγενέστερη) δεν παύει να χρησιμοποιείται αλλά ρυθμίζεται (μάλιστα αυτόματα εάν υπάρχουν οι προϋποθέσεις από πλευράς λειτουργικού συστήματος) ώστε να αξιοποιείται η δύναμη του αδελφού Office 365 στο σύννεφο -χωρίς να επηρεάζεται η λειτουργικότητα σε επίπεδο τελικού χρήστη. Έτσι μια επιχείρηση μπορεί να έχει χρήστες που να χρησιμοποιούν μια συγκεκριμένη υπηρεσία από το cloud ενώ ταυτόχρονα άλλοι να χρησιμοποιούν την την ίδια υπηρεσία από τις δικές τους υποδομές. Έτσι μια επιχείρηση ανάλογα με τις ανάγκες της, μπορεί να επιλέξει ποιες υπηρεσίες θα πάρει από το Cloud και ποιες από υποδομές στο datacenter που διατηρεί. Αυτός εξάλλου είναι και ο τρόπος για να εξασφαλιστεί η ομαλή μετάβαση της εταιρίας στο πολλά υποσχόμενο cloud.

In.gr Τεχνολογία,Microsoft Ελλάς