Τόπος τήρησης βιβλίων και στοιχείων και Χρόνος διαφύλαξης αυτών

Τόπος τήρησης βιβλίων και στοιχείων και Χρόνος διαφύλαξης αυτών

1. Τόπος τήρησης βιβλίων και στοιχείων

Σύμφωνα με το άρθρο 21 του ΚΒΣ, ορίζεται ότι: Τα βιβλία, τα στοιχεία και τα λοιπά δικαιολογητικά των εγγραφών τηρούνται στην έδρα του επιτηδευματία, με εξαίρεση τα βιβλία, τα στοιχεία και τα λοιπά δικαιολογητικά των λοιπών εγκαταστάσεων τα οποία τηρούνται σε αυτές.

Με γνωστοποίηση στον αρμόδιο προϊστάμενο της ΔΟΥ, μπορεί να τηρούνται αυτά σε διαφορετικό τόπο, όταν ο τόπος αυτός βρίσκεται μέσα στη χωρική αρμοδιότητα της αρμόδιας ΔΟΥ ή άλλης ΔΟΥ που εδρεύει στην ίδια πόλη με εξαίρεση στην περίπτωση αυτή τους νομούς Αττικής και Θεσσαλονίκης. Ειδικά για τις ανώνυμες εταιρείες των Νομών Αττικής και Θεσσαλονίκης με γνωστοποίηση στον προϊστάμενο της αρμόδιας ΔΟΥ, τα βιβλία και στοιχεία μπορεί να τηρούνται σε άλλη εγκατάστασή τους εντός του ίδιου νομού. Για την τήρηση αυτών σε τόπο διάφορο από τον ανωτέρω οριζόμενο, απαιτείται έγκριση του αρμόδιου προϊσταμένου ΔΟΥ.

Τα τηρούμενα με μηχανογραφικό τρόπο βιβλία, με γνωστοποίηση στον αρμόδιο προϊστάμενο Δ.Ο.Υ., μπορεί να ενημερώνονται σε άλλο τόπο, με την προϋπόθεση ότι δεν θα απομακρύνονται τα πρωτογενή φορολογικά στοιχεία και λοιπά δικαιολογητικά των εγγραφών και τα εκτυπωμένα βιβλία θα επιστρέφονται άμεσα μετά την εκτύπωσή τους στην επαγγελματική εγκατάσταση που αφορούν.»

Μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος τα βιβλία, τα στοιχεία και τα λοιπά δικαιολογητικά κάθε διαχειριστικής περιόδου μπορεί να φυλάσσονται σε διαφορετικό τόπο από αυτόν που ορίζεται παραπάνω.

Ο επιτηδευματίας μπορεί εναλλακτικά να καθορίζει τον τόπο αποθήκευσης, υπό τον όρο να θέτει στη διάθεση των αρμοδίων αρχών, έπειτα από οποιαδήποτε αίτησή τους, όλα τα τιμολόγια ή τις πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί, μέσα στις προθεσμίες που τίθενται με την αίτηση των αρχών αυτών, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

Όταν ο τόπος αποθήκευσης ευρίσκεται εκτός Ελλάδας, υποχρεούται να γνωστοποιεί άμεσα στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. πριν την αποθήκευση, τον τόπο αυτό, καθώς και κάθε μεταβολή του τόπου αυτού.

2. Τόπος διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων

α) Κατά τη διάρκεια της χρήσης και μέχρι τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος τα βιβλία και τα στοιχεία, φ.τ.μ., χαρτοταινίες φ.τ.μ., Ζ, βιβλιάριο συντήρησης φ.τ.μ., δελτία μηνιαίας αναφοράς, κ.λπ. δικαιολογητικά εγγραφών φυλάσσονται στις εγκαταστάσεις που τηρούνται. όπως αυτές ορίζονται ανωτέρω στην παράγραφο 1 του άρθρου 21 του Κ.Β.Σ. με εξαίρεση τα παραστατικά του άρθρου 12 του Κ.Β.Σ. και τα λοιπά παραστατικά που επέχουν θέση τιμολογίου (π.χ. φορτωτικές, Α.Π.Υ. που εκδίδονται προς επιτηδευματίας, κ.λπ.) τα οποία και κατά τη διάρκεια της χρήσης μπορεί με γνωστοποίηση στον αρμόδιο προϊστάμενο της έδρας να φυλάσσονται σε άλλο τόπο που θα ορισθεί με τη γνωστοποίηση αυτή (άρθρο 18 α’ του Κ.Β.Σ.).

β) Μετά το τέλος της χρήσης και ειδικότερα μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος, τα βιβλία, τα στοιχεία και τα λοιπά δικαιολογητικά κάθε διαχειριστικής περιόδου μπορεί να φυλάσσονται σε διαφορετικό τόπο από αυτόν που ορίζεται ανωτέρω, χωρίς γνωστοποίηση και λοιπές διαδικασίες με την προϋπόθεση ότι θα τίθενται υπόψη του προϊσταμένου της αρμόδιας Δ.Ο.Υ. και οποιουδήποτε φορολογικού ελέγχου, όταν ζητηθούν.

3. Φορολογικοί μηχανισμοί – φύλαξη μνήμης, Ζ

Επειδή στη φορολογική μνήμη των φορολογικών μηχανισμών και συστημάτων, καθώς και στις χάρτινες ταινίες που περιέχονται στο σώμα αυτών από τις οποίες προέρχονται και τα ημερήσια δελτία αναφοράς, καταγράφονται – ενταμιεύονται οι ημερήσιες συναλλαγές αγαθών και υπηρεσιών, κ.ά. από το χρήστη επιτηδευματία, τα ανωτέρω εξομοιούνται με φορολογικά στοιχεία και πρέπει να φυλάσσονται για όσο χρόνο ορίζεται κάθε φορά από τις διατάξεις του Κ.Β.Σ. Ειδικότερα, φυλάσσονται:

• Φορολογικοί μηχανισμοί – συστήματα (σώμα και μνήμες)

• Οι φορολογικές μνήμες

• Τα ημερήσια δελτία αναφοράς (Ζ)

• Οι χάρτινες ταινίες

• Δελτία μηνιαίας αναφοράς

• Βιβλιάρια συντήρησης

4. Χρόνος διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων

Τα βιβλία, οι οπτικοί δίσκοι, τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα, τα στοιχεία και τα λοιπά δικαιολογητικά εγγραφής, διατηρούνται στον οριζόμενο από τις φορολογικές διατάξεις χρόνο παραγραφής του δικαιώματος του δημοσίου για επιβολή του φόρου.

Ο γενικός κανόνας, σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 84 του ΚΦΕ, ορίζει ότι η παραγραφή του δικαιώματος του δημοσίου για επιβολή φόρου είναι πενταετής από το τέλος του έτους μέσα στο οποίο λήγει η προθεσμία για την επίδοση της δήλωσης.

Ο χρόνος παραγραφής του δικαιώματος διαφοροποιείται σε περιπτώσεις όπως, μη επίδοση δήλωσης, έκδοση αποφάσεων επιβολής προστίμου για έκδοση εικονικών ή πλαστών φορολογικών στοιχείων, κατασχέσεις ανεπίσημων βιβλίων και στοιχείων.

Σύμφωνα με το γενικό κανόνα ο χρόνος παραγραφής του δικαιώματος του δημοσίου και κατ΄ επέκταση διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων, λαμβάνοντας υπόψη τις παρατάσεις που έχουν δοθεί κατά καιρούς από το Υπουργείο Οικονομικών, έχει ως ακολούθως:

Με την τρέχουσα ελεγκτική διαδικασία, ακόμη και αν διενεργηθεί τακτικός φορολογικός έλεγχος, δεν αλλάζει κάτι ως προς το χρόνο διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων.

Μαρία Π. Παπακωνσταντίνου, Λογίστρια, MSc in Fin., συνεργάτης Επιστημονικής Ομάδας Epsilon7.