Ασφαλής Πλοήγηση στην Εποχή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας: Προκλήσεις και Λύσεις

Ένα από τα σημαντικά εργαλεία της επόμενης φάσης εκσυγχρονισμού της ελληνικής επιχειρηματικότητας είναι η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, που σταδιακά θα εφαρμοστεί σε όλο το φάσμα των επιχειρήσεων. Η νέα αυτή τεχνολογία πέρα από μέσο παρακολούθησης του ωραρίου των εργαζομένων, ενσωματώνει την ψηφιοποίηση των διαδικασιών παρακολούθησης της απασχόλησης και συμμόρφωσης με τη νομοθεσία. Η αυστηρότητα δε των κυρώσεων για τη μη συμμόρφωση τονίζει την ανάγκη προσεκτικής εφαρμογής του μέτρου από την αρχή.

Η σημασία της ορθής εφαρμογής

Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας υποχρεώνει τις επιχειρήσεις να τηρούν με ακρίβεια τα ωράρια και τις μεταβολές στην απασχόληση των εργαζομένων. Ένα από τα βασικά προβλήματα που μπορεί να προκύψουν είναι η μη έγκαιρη καταχώρηση των στοιχείων της κάρτας στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ, που μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρές οικονομικές κυρώσεις, δημιουργώντας πρόσθετες δυσκολίες για τις επιχειρήσεις που δεν είναι κατάλληλα προετοιμασμένες.

Κατηγορίες προστίμων

Τα πρόστιμα που συνοδεύουν τις παραβιάσεις των απαιτήσεων της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα παραλείψεων και λανθασμένων χειρισμών. Εκτός από την ενεργοποίηση της κάρτας, οι επιχειρήσεις πρέπει να προσέχουν τις ακριβείς καταχωρήσεις των ωραρίων, την ορθή υποβολή εγγράφων, όπως το έντυπο «Οργάνωση Χρόνου Εργασίας» καθώς η μη συμμόρφωση σε καθεμία από αυτές τις πτυχές μπορεί να οδηγήσει σε ξεχωριστά πρόστιμα, ανάλογα με το είδος της παράβασης. Η καταγραφή και διατήρηση δεδομένων είναι καθοριστική για την αποφυγή κοστοβόρων παραλείψεων.

Πιο συγκεκριμένα, τα πρόστιμα έχουν ως εξής:

• Μη ενεργοποίηση Ψηφιακής Κάρτας Εργαζομένου – Πρόστιμο 10.500€
• Υποβολή ψευδών στοιχείων για την έναρξη ή λήξη της απασχόλησης – Πρόστιμο 3.000€
• Λάθος υποβολή στοιχείων, τα οποία θα διαπιστωθεί ότι τελούν σε απόκλιση με την πραγματική έναρξη ή την πραγματική λήξη της απασχόλησης – Πρόστιμο 3.000€
• Εφαρμογή ευέλικτου ωραρίου σε εργαζόμενους για τους οποίους δεν έχει ενεργοποιηθεί η ευέλικτη προσέλευση, που προβλέπεται στην ψηφιακή κάρτα εργασίας – Πρόστιμο 2.000€
• Μη διατήρηση στοιχείων της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας για μία δεκαετία – Πρόστιμο 4.000€
• Μη έγκαιρη και εμπρόθεσμη υποβολή μεταβολών ως προς την ανάληψη της υπηρεσίας στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ – Πρόστιμο 2.000€ ανά περίπτωση
• Μη υποβολή νέου ηλεκτρονικού εντύπου «Οργάνωση Χρόνου Εργασίας» σε περίπτωση μεταβολής του χρόνου εργασίας (για εργαζομένους πλήρους απασχόλησης) – Πρόστιμο 600€
• Μη υποβολή νέου ηλεκτρονικού εντύπου «Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας» σε περίπτωση μεταβολής του χρόνου εργασίας (για εργαζομένους μερικής απασχόλησης) – Πρόστιμο 2.000€

Η αξία της πιλοτικής φάσης

Η εισαγωγή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας ξεκινά με μία πιλοτική φάση, όπου οι επιχειρήσεις έχουν την ευκαιρία να εξοικειωθούν με τις απαιτήσεις και τις διαδικασίες, ώστε  να αποκτήσουν εμπειρία και γνώση για την ομαλή μετάβαση στο νέο σύστημα. Στην παρούσα φάση, η εφαρμογή της κάρτας γίνεται πιλοτικά στους κλάδους του τουρισμού και της εστίασης. Αυτή η δοκιμαστική περίοδος δίνει την ευκαιρία στους εργοδότες και τους εργαζομένους να εντοπίσουν πιθανά προβλήματα ή παραλείψεις, καθώς και να κατανοήσουν τη λειτουργία του συστήματος πριν την πλήρη υποχρεωτική υιοθέτηση του μέτρου, που αναμένεται την 1η Μαρτίου 2025.

Η αναγκαιότητα για αξιόπιστες και εξειδικευμένες τεχνολογικές λύσεις

Η ορθή διαχείριση των ωραρίων και των στοιχείων των εργαζομένων δεν είναι εύκολη υπόθεση, ιδιαίτερα για επιχειρήσεις με μεγάλο αριθμό προσωπικού. Για να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, πολλές εταιρείες στρέφονται σε εξειδικευμένες πλατφόρμες λογισμικού, όπως η πλατφόρμα WorkLife Payroll της Entersoft. Η λύση αυτή, που έχει ήδη βραβευτεί για την καινοτομία και την αξιοπιστία της, παρέχει ένα ολοκληρωμένο σύστημα που συνδυάζει τη διαχείριση μισθοδοσίας με την καταγραφή ωραρίων και τον έλεγχο συμμόρφωσης. Με τις δυνατότητες αυτοματοποίησης που προσφέρει, οι επιχειρήσεις μπορούν να έχουν την πλήρη εικόνα, ήτοι να παρακολουθούν τις ώρες εργασίας, τις υπερωρίες, τις άδειες, καθώς και να υποβάλλουν τα απαραίτητα στοιχεία με ακρίβεια.

Η χρήση τέτοιων συστημάτων μειώνει την πιθανότητα ανθρώπινων λαθών και διασφαλίζει την ακρίβεια στα δεδομένα που υποβάλλονται στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την αποφυγή προστίμων και τη βελτίωση της αποδοτικότητας των επιχειρήσεων, καθώς απλοποιεί τη διαδικασία μισθοδοσίας και τηρεί τις απαιτήσεις της εργατικής νομοθεσίας.

Οφέλη για όλους, επιχειρήσεις και εργαζόμενους

Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας έχει σχεδιαστεί ώστε να προσφέρει διαφάνεια και δικαιοσύνη στην καταγραφή των ωραρίων των εργαζομένων, καθότι καταγράφονται οι ώρες εργασίας τους με ακρίβεια και τηρούνται οι κανονισμοί σχετικά με την απασχόληση και τις υπερωρίες. Επιπλέον, η νέα αυτή τεχνολογία μπορεί να ενισχύσει το αίσθημα εμπιστοσύνης των εργαζομένων, καθώς γνωρίζουν ότι τα δικαιώματά τους προστατεύονται.

Από την πλευρά των επιχειρήσεων, η συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας οδηγεί στην αποφυγή προστίμων και την ενίσχυση της αξιοπιστίας τους. Η χρήση σύγχρονων εργαλείων παρακολούθησης εργασίας και μισθοδοσίας συμβάλλει στην καλύτερη οργάνωση των εργασιακών δεδομένων, αποφεύγοντας γραφειοκρατικές καθυστερήσεις και λάθη. Επιπλέον, η συμμόρφωση με τους κανονισμούς ενισχύει τη φήμη της επιχείρησης και την τοποθετεί σε μία πιο ανταγωνιστική θέση στην αγορά εργασίας.

Καταλήγοντας, η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας απαιτεί προσοχή και εξοικείωση με τις διαδικασίες, ώστε οι επιχειρήσεις να είναι έτοιμες όταν η χρήση της γίνει υποχρεωτική. Η πιλοτική φάση είναι ιδανική ευκαιρία για την προσαρμογή στο νέο σύστημα και τη μείωση των κινδύνων, με τη βοήθεια αξιόπιστων τεχνολογικών λύσεων, όπως η πλατφόρμα WorkLife Payroll της Entersoft.

Μάθετε περισσότερα ΕΔΩ.