Τόπος τήρησης Βιβλίων και Στοιχείων του Κ.Β.Σ. και χρόνος διαφύλαξης αυτών

Ένα θέμα που ταλανίζει τα λογιστήρια και τις επιχειρήσεις σε σχέση με τον φορολογικό έλεγχο είναι ο τόπος τήρησης των βιβλίων και των στοιχείων, καθώς και ο χρόνος διαφύλαξής τους. Η ορθή τήρηση, μετά τις αλλεπάλληλες οδηγίες και παρατάσεις του Υπουργείου Οικονομικών, σε συνδυασμό με την ανάγκη να εξοικονομηθεί χώρος για παραγωγικές δραστηριότητες αντί του φορολογικού αρχείου, κρίνω πως δημιουργεί την ανάγκη για κωδικοποίηση των σχετικών διατάξεων.

Σύμφωνα με το άρθρο 21 του Κ.Β.Σ. τα βιβλία, τα στοιχεία και τα λοιπά δικαιολογητικά των εγγράφων τηρούνται στην έδρα του επιτηδευματία, με εξαίρεση τα βιβλία, τα στοιχεία και τα λοιπά δικαιολογητικά των λοιπών εγκαταστάσεων τα οποία τηρούνται σε αυτές.

1. Τόπος τήρησης Βιβλίων και Στοιχείων

Πέραν από τον παραπάνω γενικό κανόνα είναι δυνατόν να ισχύσουν και τα ακόλουθα σχετικά με τον τόπο τήρησης των βιβλίων και των στοιχείων.

– Με γνωστοποίηση στον προϊστάμενο Δ.Ο.Υ. είναι δυνατή η τήρηση των βιβλίων και στοιχείων:

α) κεντρικού ή υποκαταστήματος σε άλλο τόπο που βρίσκεται στην ίδια χωρική αρμοδιότητα Δ.Ο.Υ. με την έδρα ή το υποκατάστημα.

β) κεντρικού ή υποκαταστήματος σε άλλο τόπο που βρίσκεται στη χωρική αρμοδιότητα άλλης Δ.Ο.Υ. που έχει όμως την έδρα της στην ίδια πόλη με τη Δ.Ο.Υ. της έδρας ή του υποκαταστήματος κατά περίπτωση, με εξαίρεση τα βιβλία και τα στοιχεία των εγκαταστάσεων των επιτηδευματιών των νομών Αττικής και Θεσσαλονίκης, με εξαίρεση τις ανώνυμες εταιρείες αυτών των νομών.

γ) των ανωνύμων εταιρειών των νομών Αττικής και Θεσσαλονίκης σε άλλη εγκατάσταση, όχι όμως τρίτου, εντός του ίδιου νομού.

– Με έγκριση από τον προϊστάμενο Δ.Ο.Υ. είναι δυνατή η τήρηση των βιβλίων και στοιχείων:

α) των ανωνύμων εταιρειών των νομών Αττικής και Θεσσαλονίκης σε άλλη εγκατάσταση εκτός χωρικής αρμοδιότητας της Δ.Ο.Υ..

β) των ανωνύμων εταιρειών των νομών Αττικής και Θεσσαλονίκης σε εγκατάσταση τρίτου (π.χ. λογιστικό γραφείο) εντός του ίδιου νομού

γ) κεντρικού ή υποκαταστήματος σε τόπο χωρικής αρμοδιότητας άλλης πόλης που εδρεύει εκτός της ίδιας πόλης (για την λοιπή Ελλάδα).

– Προϋποθέσεις ενημέρωσης μηχανογραφικών βιβλίων σε τόπο διαφορετικό από εγκατάσταση του επιτηδευματία:

α) υποβολή γνωστοποίησης στον αρμόδιο προϊστάμενο Δ.Ο.Υ.

β) μη απομάκρυνση των πρωτογενών φορολογικών στοιχείων και δικαιολογητικών των εγγράφων

γ) επιστροφή των εκτυπωμένων βιβλίων, αμέσως μετά την εκτύπωση, στην επαγγελματική εγκατάσταση που αφορούν

Σημείωση:

i) Τα πρόσθετα βιβλία τηρούνται μόνο στην επαγγελματική εγκατάσταση που ασκείται η σχετική δραστηριότητα

2. Τόπος φύλαξης Βιβλίων και Στοιχείων

Κατά τη διάρκεια της χρήσης και μέχρι τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος τα βιβλία και τα στοιχεία, φ.τ.μ., χαρτοταινίες φ.τ.μ., Ζ, βιβλιάριο συντήρησης φ.τ.μ., δελτία μηνιαίας αναφοράς, κ.λπ. δικαιολογητικά εγγραφών φυλάσσονται στις εγκαταστάσεις που τηρούνται (όπως αυτές ορίζονται ανωτέρω στην παράγραφο 1 του άρθρου 21 του Κ.Β.Σ.) με εξαίρεση τα παραστατικά του άρθρου 12 του Κ.Β.Σ. και τα λοιπά παραστατικά που επέχουν θέση τιμολογίου (π.χ. φορτωτικές, Α.Π.Υ. που εκδίδονται προς επιτηδευματίες, κ.λπ.) τα οποία και κατά τη διάρκεια της χρήσης μπορεί με γνωστοποίηση στον αρμόδιο προϊστάμενο της έδρας να φυλάσσονται σε άλλο τόπο που θα ορισθεί με τη γνωστοποίηση αυτή (άρθρο 18 α’ του Κ.Β.Σ.).

Μετά το τέλος της χρήσης και ειδικότερα μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος, τα βιβλία, τα στοιχεία και τα λοιπά δικαιολογητικά κάθε διαχειριστικής περιόδου μπορεί να φυλάσσονται σε διαφορετικό τόπο από αυτόν που ορίζεται ανωτέρω, χωρίς γνωστοποίηση και λοιπές διαδικασίες με την προϋπόθεση ότι θα τίθενται υπόψη του προϊσταμένου της αρμόδιας Δ.Ο.Υ. και οποιουδήποτε φορολογικού ελέγχου, όταν ζητηθούν.

3. Φορολογικοί Μηχανισμοί – Φύλαξη μνήμης Ζ

Επειδή στη φορολογική μνήμη των φορολογικών μηχανισμών και συστημάτων, καθώς και στις χάρτινες ταινίες που περιέχονται στο σώμα αυτών από τις οποίες προέρχονται και τα ημερήσια δελτία αναφοράς, καταγράφονται – ενταμιεύονται οι ημερήσιες συναλλαγές αγαθών και υπηρεσιών, κ.ά. από το χρήστη επιτηδευματία, τα ανωτέρω εξομοιούνται με φορολογικά στοιχεία και πρέπει να φυλάσσονται για όσο χρόνο ορίζεται κάθε φορά από τις διατάξεις του Κ.Β.Σ. Ειδικότερα, φυλάσσονται:

• Φορολογικοί μηχανισμοί – συστήματα (σώμα και μνήμες)

• Οι φορολογικές μνήμες

• Τα ημερήσια δελτία αναφοράς (Ζ)

• Οι χάρτινες ταινίες

• Δελτία μηνιαίας αναφοράς

• Βιβλιάρια συντήρησης

4. Χρόνος διαφύλαξης Βιβλίων και Στοιχείων

Τα βιβλία, οι οπτικοί δίσκοι, τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα, τα στοιχεία και τα λοιπά δικαιολογητικά εγγραφής, διατηρούνται στον οριζόμενο από τις φορολογικές διατάξεις χρόνο παραγραφής του δικαιώματος του δημοσίου για επιβολή του φόρου.

Ο γενικός κανόνας, σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 84 του ΚΦΕ, ορίζει ότι η παραγραφή του δικαιώματος του δημοσίου για επιβολή φόρου είναι πενταετής από το τέλος του έτους μέσα στο οποίο λήγει η προθεσμία για την επίδοση της δήλωσης.

Ο χρόνος παραγραφής του δικαιώματος διαφοροποιείται σε περιπτώσεις όπως, μη επίδοση δήλωσης, έκδοση αποφάσεων επιβολής προστίμου για έκδοση εικονικών ή πλαστών φορολογικών στοιχείων, κατασχέσεις ανεπίσημων βιβλίων και στοιχείων.

Σύμφωνα με το γενικό κανόνα ο χρόνος παραγραφής του δικαιώματος του δημοσίου και κατ’ επέκταση διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων, λαμβάνοντας υπόψη τις παρατάσεις που έχουν δοθεί κατά καιρούς από το Υπουργείο Οικονομικών, έχει ως ακολούθως:

Με την τρέχουσα ελεγκτική διαδικασία, ακόμη και αν διενεργηθεί τακτικός φορολογικός έλεγχος, δεν αλλάζει κάτι ως προς το χρόνο διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων.

Σωτήρης Δημ. Φραντζανάς, οικονομολόγος, MSc in Acc. & Fin., συνεργάτης της Επιστημονικής Ομάδας της Epsilon Net

in.gr