Μετά από πολλές προσπάθειες του Υπουργείου Εργασίας, που διήρκησαν δέκα χρόνια, για τον εκσυγχρονισμό της οργάνωσης και λειτουργίας των υπηρεσιών κοινωνικής ασφάλισης και του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας, με κύριο στόχο την βέλτιστη εξυπηρέτηση των επιχειρήσεων σε θέματα μισθοδοσίας, έγινε υποχρεωτική από 1/3/2013  η ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων αρμοδιότητας Σ.ΕΠ.Ε. και Ο.Α.Ε.Δ. από τους εργοδότες που είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του Ι.Κ.Α.- Ε.Τ.Α.Μ., στο Πληροφοριακό Σύστημα με απόφαση που υπέγραψε ο υπουργός Εργασία.

Η διασύνδεση του νέου ηλεκτρονικού συστήματος με το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα του Ι.Κ.Α. – Ε.Τ.Α.Μ., θα συμβάλει στην αποτελεσματικότερη καταπολέμηση της αδήλωτης εργασίας, της εισφοροδιαφυγής, αλλά και της γραφειοκρατίας η οποία αποτελεί τροχοπέδη για την επιχειρηματικότητα και την ανάπτυξη. Παράλληλα, γίνεται σημαντική εξοικονόμηση του κρατικού προϋπολογισμού, καθώς μειώνονται οι διοικητικές επιβαρύνσεις των επιχειρήσεων και το κόστος συμμόρφωσης των εργοδοτών, και αποδεσμεύεται μεγάλος αριθμός υπαλλήλων του Σ.ΕΠ.Ε. που θα επικεντρωθούν στον ελεγκτικό τους ρόλο.

Με τη χρήση του Πληροφοριακού Συστήματος τίθεται σε πλήρη εφαρμογή η ηλεκτρονική διασύνδεση Ι.Κ.Α. – Ε.Τ.Α.Μ., Ο.Α.Ε.Δ. και Σ.ΕΠ.Ε. και δεν απαιτείται πλέον η αυτοπρόσωπη παρουσία των εργοδοτών ή των εκπροσώπων τους στις υπηρεσίες του Σ.ΕΠ.Ε. ή του Ο.Α.Ε.Δ., προκειμένου να υποβάλουν τα έντυπα αρμοδιότητας των παραπάνω φορέων.

Σημαντικά σημεία

Το νέο σύστημα περιέχει τα εξής σημαντικά σημεία, που ενισχύουν την προστασία των εργαζομένων και την καταπολέμηση της αδήλωτης εργασίας:

– Καθίσταται αδύνατη η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν το μισθό ή το ημερομίσθιο εάν αυτός υπολείπεται του νόμιμου νομοθετημένου κατώτατου μισθού ή ημερομισθίου όπως θεσπίστηκε με το Ν.4093/2012.

– Καθίσταται αδύνατη η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν την αναλογία μισθού ή ωρομισθίου για τις περιπτώσεις μερικής ή εκ περιτροπής εργασίας αν αυτή η αναλογία υπολείπεται της προκύπτουσας από το νόμιμο νομοθετημένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο.

– Ειδικά για την πάταξη της αδήλωτης εργασίας υποχρεούνται πλέον οι εργοδότες να συνυποβάλλουν ηλεκτρονικά όλα τα νομιμοποιητικά έγγραφα που αφορούν τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας, η άδεια διαμονής για πολίτες τρίτων χωρών.

Τα έντυπα που υποβάλλονται ηλεκτρονικά είναι τα εξής:

α) Ε3. Αναγγελία πρόσληψης,

β) Ε4. Πίνακας προσωπικού,

γ) Ε5. Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού,

δ) Ε6. Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου,

ε) Ε7. Βεβαίωση – Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου,

στ) Ε8. Αναγγελία υπερωριακής απασχόλησης και

ζ) Ε9. Σύμβαση Εργασίας Μερικής Απασχόλησης και Εκ Περιτροπής Εργασίας

η) Ε10. Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας

Στα παραπάνω έντυπα πρόσβαση και διαχείριση έχουν οι αρμόδιες υπηρεσίες του Σ.ΕΠ.Ε. και του Ο.Α.Ε.Δ. καθώς και οι αρμόδιες υπηρεσίες του Ι.Κ.Α. – Ε.Τ.Α.Μ..

http://www.e-forologia.gr/cms/

Οδηγίες ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων

1. Δυνατότητα πρόσβασης στο Π.Σ. έχουν μόνο οι εργοδότες, οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του Ι.Κ.Α. – Ε.Τ.Α.Μ., χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο Ο.Π.Σ. Ι.Κ.Α. – Ε.Τ.Α.Μ..

Σε περίπτωση μεταβολής στοιχείων εργοδότη θα πρέπει να γίνει η απαραίτητη γνωστοποίηση στο Ι.Κ.Α. – Ε.Τ.Α.Μ. εντός των σχετικών προθεσμιών (εντός τριάντα ημερολογιακών ημερών από την επόμενη της μεταβολής για οριστική διακοπή εργασιών επιχείρησης ή παραρτήματός της, μεταφοράς έδρας ή παραρτήματος εργοδότη, αλλαγή των υπευθύνων, των στοιχείων τους, του τόπου κατοικίας ή διαμονής τους, αλλαγή επωνυμίας, αλλαγή νομικής μορφής και άμεσα για έναρξη απασχόλησης προσωπικού σε παράρτημα του εργοδότη, επαναλειτουργία της επιχείρησης, που συνοδεύεται με έναρξη απασχόλησης προσωπικού στην έδρα ή σε παράρτημα του εργοδότη).

2. Ο εργοδότης υποβάλλει τα παραπάνω έντυπα με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας, μέσω διαδικτύου, στο Π.Σ. του Υπουργείου Εργασίας ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που υπάρχουν στο κάθε έντυπο.

Όπου είναι απαραίτητο θα πρέπει να συνυποβάλλονται σαρωμένα τα έγγραφα που αποδεικνύουν τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας όπως είναι ιδίως η άδεια διαμονής για τους πολίτες τρίτων χωρών, το βιβλιάριο ανηλίκου για τις περιπτώσεις ανήλικων εργαζομένων.

3. Με την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου στο σύστημα απαραίτητη είναι η εκτύπωση αντίγραφου, στο οποίο αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής του, το οποίο αποτελεί για τον εργοδότη το αποδεικτικό υποβολής του, και μπορεί να το χρησιμοποιήσει για κάθε νόμιμη χρήση.

4. Η ορθότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που συμπληρώνονται στα πεδία όλων των εντύπων καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από τον εργαζόμενο αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου.

Σημαντικές διευκρινήσεις για την ηλεκτρονική υποβολή εντύπων και της προθεσμίας τους

1. Για την ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων ισχύουν οι καθοριζόμενες από τις κείμενες διατάξεις προθεσμίες.

2. Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, η ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε. ή/και του Ο.Α.Ε.Δ., με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων.

3. Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα – εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.

4. Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή.

5. Το έντυπο Ε3 (αναγγελία πρόσληψης) και το Ε4 (πίνακας προσωπικού) που υποβάλλεται συμπληρωματικά ως προς τις νέες προσλήψεις, υποβάλλεται ηλεκτρονικά το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, μπορούν να υποβάλλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε3 και Ε4, εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την πρόσληψη, αφού προηγουμένως έχουν απογραφεί στην αρμόδια Υπηρεσία του Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ..

6. Ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4 (πίνακας προσωπικού) συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία ί) της μεταβολής των αποδοχών εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή και ii) της αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, την ίδια ημέρα ή το αργότερο εντός δύο (2) εργασίμων ημερών από την ημερομηνία αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.

7. Δεν απαιτείται η ηλεκτρονική κατάθεση συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο.

8. Το έντυπο Ε8 «Αναγγελία Υπερωριακής Απασχόλησης» υποβάλλεται πριν ή το αργότερο κατά την ημέρα πραγματοποίησης της υπερωριακής απασχόλησης. Σε περιπτώσεις εξαιρετικού χαρακτήρα και εφόσον προκύπτουν επείγουσες ανάγκες της επιχείρησης είναι επιτρεπτή η αναγγελία προς την Κοινωνική Επιθεώρηση Εργασίας το αργότερο κατά την επόμενη εργάσιμη ημέρα από την έναρξη την υπερωριακής απασχόλησης.

9. Η ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων Ε9 «Σύμβαση Εργασίας Μερικής Απασχόλησης και Εκ Περιτροπής Εργασίας» και Ε10  καθίσταται υποχρεωτική από την 1/7/2013.

Εργοδότες που δεν έχουν πρόσβαση στο Π.Σ. Σ.ΕΠ.Ε. – Ο.Α.Ε.Δ.

Μετά την έναρξη της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής υποβολής, από 01/03/2013, οι υπηρεσίες συνεχίζουν να παραλαμβάνουν καταστάσεις προσωπικού και αναγγελίες υπερωριακής εργασίας μόνο για εργοδότες οι οποίοι δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στο Π.Σ. Σ.ΕΠ.Ε. – Ο.Α.Ε.Δ. εξ’ αιτίας του ιδίου του Π.Σ..

Οι εργοδότες αυτοί χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες:

i) εργοδότες που έχουν απογραφεί στο Π.Σ. Ι.Κ.Α. – Ε.Τ.Α.Μ. με περισσότερα του ενός Α.Μ.Ε.

ii) εργοδότες που δεν έχουν απογραφεί με ΑΦΜ στο πληροφοριακό σύστημα Π.Σ. Ι.Κ.Α. – Ε.Τ.Α.Μ.

iii) εργοδότες που δεν έχουν την υποχρέωση απογραφής στο Π.Σ. Ι.Κ.Α. – Ε.Τ.Α.Μ. λόγω του ότι απασχολούν εργαζόμενους οι οποίοι δεν ασφαλίζονται στο Ι.Κ.Α. – Ε.Τ.Α.Μ..

Για τις περιπτώσεις αυτές συνεχίζεται η διαδικασία κατάθεσης των εντύπων και ισχύουν οι προθεσμίες και η διαδικασία που αφορούν την χειρόγραφη υποβολή, με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία Σ.ΕΠ.Ε. ή/και του Ο.Α.Ε.Δ., μέχρι τον ηλεκτρονικό συγχρονισμό του Π.Σ. Σ.ΕΠ.Ε.- Ο.Α.Ε.Δ.- Ι.Κ.Α. –Ε.Τ.Α.Μ. που απαιτείται και ο οποίος δεν μπορεί να είναι αργότερα από την 31/8/2013.

Μυρσίνη Δρίμτζια, Οικονομολόγος, Συνεργάτης της Επιστημονικής Ομάδας της Epsilon Net

in.gr