Κάθε εργοδότης υποχρεούται μια φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου να καταθέτει στην αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε.- Τμήμα Κοινωνικής Επιθεώρησης τον ετήσιο πίνακα ωρών εργασίας του προσωπικού (Πρόγραμμα Ωρών Εργασίας) που απασχολείται στην επιχείρησή του.

Επιπλέον, στην περίπτωση πρόσληψης νέου υπαλλήλου υποχρεωτικά κατατίθεται, στην Κοινωνική Επιθεώρηση συμπληρωματικός πίνακας ωρών εργασίας προσωπικού εντός 15 ημερών από την ημερομηνία πρόσληψης. Τα αναλυτικά προγράμματα εργασίας (καταστάσεις ρεπό) μπορούν να κατατίθενται ανά ημέρα, εβδομάδα, μήνα κ.λπ. τουλάχιστον όμως ανά εξάμηνο.

Χρόνος Υποβολής

Σύμφωνα με το άρθρο 16 του Ν. 2874/2000 «κάθε εργοδότης υποχρεούται όπως μια φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου (διάστημα κατά το οποίο έχει συνομολογηθεί το σύνολο σχεδόν των Συλλογικών Συμβάσεων Εργασίας και Διαιτητικών Αποφάσεων και το ποσό των αποδοχών έχει οριστικοποιηθεί) καταθέτει, καθ΄ οιονδήποτε τρόπο, στην αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε.- Τμήμα Κοινωνικής Επιθεώρησης, εις διπλούν, πίνακα με την επωνυμία, το είδος, τον τόπο λειτουργίας και το Α.Φ.Μ. της επιχείρησης ο οποίος θα περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία ενός εκάστου των απασχολούμενων σε αυτή μισθωτών».

Επομένως, οι εργοδότες υποχρεούνται να καταθέτουν μια φορά το χρόνο, εντός προθεσμίας δύο μηνών και συγκεκριμένα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου πίνακα προσωπικού εις διπλούν.

Ειδικά για τις επιχειρήσεις εποχικού χαρακτήρα, ως προθεσμία κατάθεσης του πίνακα ορίζεται ένας μήνας από την έναρξη της εποχικής περιόδου. Εφόσον η διάρκεια λειτουργίας της επιχείρησης είναι μικρότερη του μηνός,, η κατάθεση των πινάκων προσωπικού και ωρών εργασίας θα γίνεται έγκαιρα και οπωσδήποτε μέσα στο χρονικό διάστημα της λειτουργίας ρης επιχείρησης και όχι μετά τη λήξη της.

Κατάθεση πίνακα προσωπικού σε χρονική περίοδο διαφορετική από εκείνη που ορίζει ο νόμος (15/9 – 15/11)στις Υπηρεσίες του Σ.ΕΠ.Ε., γίνεται, εφόσον συντρέχουν οι εξής μόνον περιπτώσεις:

α) αλλαγή της επωνυμίας ή νομικής εκπροσώπησης της επιχείρησης ή εκμετάλλευσης,

β) νέες προσλήψεις προσωπικού,

γ) αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου εργασίας ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.

Μόνο για τις τρεις αυτές περιπτώσεις ο εργοδότης υποχρεούται να καταθέσει συμπληρωματικό πίνακα μόνο με τα νέα στοιχεία, σε διαφορετική χρονική περίοδο και όχι λόγω αλλαγής ειδικότητας, αποδοχών κ.τ.λ..

Για την α) και β) περίπτωση η προθεσμία είναι εντός δεκαπέντε (15) ημερολογιακών ημερών από την ημερομηνία που έγινε η όποια αλλαγή. Σε ότι αφορά τη γ) περίπτωση σύμφωνα με την παρ. 5 του αρθρ. 68 του Ν.3518/2006 (ΦΕΚ 272/Α’/21-12-06), πλέον η ημερομηνία κατάθεσης ορίζεται το αργότερο μέχρι και την ίδια ημέρα αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους. Με εξαίρεση τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις όπου ως χρόνος κατάθεσης ορίζονται οι σαράντα οκτώ (48) ώρες από την αλλαγή.

Τέλος, αναφορικά με τις επιχειρήσεις, που λειτουργούν με τη διαδοχική εναλλαγή περισσότερων της μιας ομάδων εργασίας (βάρδιες), καθώς και επιχειρήσεις ή εκμεταλλεύσεις συνεχούς λειτουργίας με εναλλασσόμενες βάρδιες, υποχρεούνται να καταθέτουν σχετικά προγράμματα εργασίας τουλάχιστον δύο (2) φορές το χρόνο (μία ανά εξάμηνο).

Προγράμματα εργασίας που κατατίθενται για μικρότερα χρονικά διαστήματα (εβδομαδιαία, μηνιαία κλπ) παραλαμβάνονται κανονικά από τις Κοινωνικές Επιθεωρήσεις του Σ.ΕΠ.Ε.

Σχετικά με τα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, σύμφωνα με το άρθρο 13 του Π.Δ.27/6/1932, όπως αντικαταστάθηκε με το άρθρο 4 του Ν.Δ.515/1970, κάθε εργοδότης υποχρεούται να υποβάλλει σε ετήσια, πλέον, βάση (παρ. 1, άρθρο 16 του Ν.2874/2000) καταστάσεις προσωπικού, στις οποίες αναγράφονται τα στοιχεία των μισθωτών τους οποίους απασχολεί μόνο με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου. 

Στοιχεία εργαζομένων

• Το ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, ηλικία και οικογενειακή κατάσταση (τέκνα).

• Την ειδικότητα, ημερομηνία πρόσληψης και την τυχόν προϋπηρεσία στην ειδικότητα.

• Τον αριθμό κάρτας πρόσληψης (Ο.Α.Ε.Δ.), τον αριθμό μητρώου του Ι.Κ.Α., τον αριθμό βιβλιαρίου ανηλίκων (επί απασχολήσεων ανηλίκων) και τον αριθμό αδείας εργασίας αλλοδαπού (επί απασχολήσεως αλλοδαπού).

• Τα στοιχεία του τεχνικού ασφάλειας και του γιατρού εργασίας, καθώς και το ωράριο απασχόλησής τους στην επιχείρηση.

• Τη διάρκεια εργασίας (ώρες έναρξης και λήξης ημερήσιας εργασίας), το διάλειμμα και τις διακοπές εργασίας.

• Τις πάσης φύσεως καταβαλλόμενες αποδοχές.

Επίσης, σύμφωνα με την υπ’ αριθμό 80015/01 Εγκύκλιο του Υπουργείου Εργασίας «στον ανωτέρω πίνακα θα περιλαμβάνονται και τα στοιχεία του τεχνικού ασφαλείας και του γιατρού εργασίας, καθώς και το ωράριο απασχόλησής τους στην επιχείρηση».

Ευθύνη Εργοδότη – Λογιστή

Η ορθότητα και η ακρίβεια των αναγραφομένων πάσης φύσεως αποδοχών, καθώς και των λοιπών στοιχείων αποτελεί ευθύνη του υπεύθυνου εργοδότη ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου. Ο ανωτέρω πίνακας προσωπικού προσυπογράφεται υποχρεωτικά και από τον Προϊστάμενο Προσωπικού ή Οικονομικού ή Λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο λογιστή που συμπράττει στη σύνταξή του, οι οποίοι βεβαιώνουν την ακρίβεια των πάσης φύσεως αποδοχών και έχουν όλες τις ευθύνες που προβλέπονται.

Με μέριμνα του εργοδότη το ένα αντίτυπο του ανωτέρω πίνακα παραλαμβάνεται από την υπηρεσία κατάθεσης σφραγισμένο και αναρτάται σε εμφανές σημείο του τόπου εργασίας χωρίς τη στήλη των καταβαλλόμενων αποδοχών προφυλασσόμενο κατάλληλα από τυχόν φθορές. Το άλλο παραμένει στο αρχείο της υπηρεσίας του Σ.ΕΠ.Ε.. Στο αρχείο των κατατεθειμένων πινάκων των υπηρεσιών του Σ.ΕΠ.Ε. έχει άμεση πρόσβαση η αρμόδια υπηρεσία του Ι.Κ.Α. σε κάθε περίπτωση.

Τρόπος Σύνταξης – Υποβολής

Τα στοιχεία κάθε μισθωτού θα παρατίθενται σε ευθεία γραμμή μετά το ονοματεπώνυμό του και σε κάθετες στήλες του πίνακα. Η συμπλήρωση των στοιχείων που δεν ανταποκρίνονται στην πραγματική κατάσταση μισθωτού τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο (π.χ. προϋπηρεσία, οικογενειακή κατάσταση, κλπ) θα γίνεται με την αναγραφή στην αντίστοιχη στήλη των λέξεων ΝΑΙ ή ΌΧΙ και σε καμία περίπτωση με το σημείο της παύλας (-).

Η υποβολή γίνεται με κάθε πρόσφορο μέσο (ταχυδρομικώς – FAX). Στις περιπτώσεις αυτές ο ενδιαφερόμενος φροντίζει να εξασφαλίσει τον τρόπο παραλαβής των σφραγισμένων μετά την κατάθεση αντιγράφων.

Επισημαίνεται, ότι σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται ο ελέγχων Επιθεωρητής να προβαίνει ο ίδιος σε διόρθωση λανθασμένων ή σε συμπλήρωση ελλιπών στοιχείων του πίνακα ούτε να αρνείται την παραλαβή της κατάστασης. Εφόσον οι πίνακες προσωπικού και ωρών εργασίας που προσκομίζονται στις υπηρεσίες του Σ.ΕΠ.Ε για κατάθεση αυτοπροσώπως, ή αποστέλλονται με το Ταχυδρομείο ή με τηλεομοιότυπο (Fax) και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν περιλαμβάνουν όλα τα προβλεπόμενα από τον ισχύοντα νόμο στοιχεία, οι υπηρεσίες τις παραλαμβάνουν και ενημερώνονται οι εργοδότες για τις ελλείψεις.

Συμπληρωματική Κατάθεση

Σε περίπτωση αλλαγής της νομικής εκπροσώπησης της επιχείρησης ή εκμετάλλευσης και του ωραρίου εργασίας ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας ή σε περίπτωση προσλήψεως νέων εργαζομένων ο εργοδότης υποχρεούται να καταθέσει συμπληρωματικά πίνακα προσωπικού μόνο ως προς τα νέα στοιχεία, κατά περίπτωση, εντός δεκαπέντε (15) ημερών από της επελεύσεως της μεταβολής.

Εφόσον η, πέραν του νόμιμου ωραρίου εργασίας, λειτουργία της επιχείρησης εξασφαλίζεται δια διαδοχικής εναλλαγής περισσότερων της μιας ομάδων (βάρδιες) ή σε περίπτωση επιχειρήσεων ή εκμεταλλεύσεων συνεχούς λειτουργίας με εναλλασσόμενες ομάδες (βάρδιες) επιβάλλεται η κατάθεση προγράμματος δύο φορές κατ΄ έτος (μία τουλάχιστον ανά εξάμηνο).

 

Μυρσίνη Δρίμτζια, Οικονομολόγος, Μέλος της Επιστημονικής Ομάδας της Epsilon Net

 

 

 

 

 

 

 

 

in.gr